Gérer les membres

Qui ? Président, Vice-président, Dirigeant, Secrétaire

La page Membres (menu Mon club → Membres) est l'annuaire du club. On y invite, on y qualifie, on y retire.

Les profils

Chaque membre a un profil dans le club :

• Dirigeant — membre du Bureau (ses droits précis viennent de sa fonction Bureau).
• Licencié — joue et/ou entraîne (le détail se règle par équipe : voir Gérer les équipes).
• Parent — répond pour ses enfants.

Parent, c'est aussi un lien

Un membre est parent dans le club dès qu'un enfant du club lui est rattaché — pas seulement s'il a le profil Parent. Un licencié senior dont le fils joue en U9 reste Licencié : il joue ses matchs, et il suit aussi l'agenda de son fils.

• Les cartes en haut de la page comptent chaque casquette. Ce licencié compte dans Licencié et dans Parent : les cartes ne s'additionnent donc pas forcément au total.
• Le filtre « Profil est Parent » retrouve exactement le nombre de la carte.
• La carte Enfant, et le filtre « Profil est Enfant », montrent les enfants sans compte : les membres sans adresse email, rattachés à un parent. Ils restent comptés dans Licencié.
• Sur sa fiche, l'onglet Famille montre « Enfants suivis ». Un membre peut avoir à la fois des enfants suivis et des « Parents rattachés ».

Inviter un membre

Bouton « Inviter un membre » en haut de la page Membres : un tiroir s'ouvre sur le côté. Saisis l'email et choisis le profil. La personne reçoit un email « Rejoins <ton club> » et son adhésion s'active toute seule à sa première connexion.

Inviter avec un code

Pour faire entrer plusieurs personnes d'un coup sans avoir leurs adresses — les parents d'une équipe, sur un groupe WhatsApp —, ouvre « Inviter un membre » et choisis « Avec un code ».

1. Active le code. Il est désactivé tant que tu ne l'actives pas.
2. Donne-le : le code lui-même (K7M2Q-X9P5A), ou le lien qui ouvre « Rejoindre un club » avec le code déjà rempli.
3. Chaque personne qui le saisit choisit si elle rejoint comme licencié ou comme parent, et entre dans le club. Le Bureau est prévenu de chaque arrivée dans la cloche.
4. Désactive-le quand tout le monde est entré, au même endroit. Plus personne ne pourra l'utiliser.

Personne n'entre comme dirigeant par ce chemin : une fonction au Bureau, c'est toi qui la donnes ensuite, depuis la fiche du membre.

Ajouter un enfant sans compte

Un enfant n'a souvent pas d'adresse email. Pas besoin de l'inviter : ouvre « Inviter un membre », onglet « Par email », et coche « C'est un enfant sans compte ».

1. Saisis son prénom, son nom et sa date de naissance — elle est obligatoire. Ajoute, si tu les as, deux personnes à prévenir au plus.
2. Choisis son équipe, si tu veux — c'est facultatif. Seules les équipes où tu peux placer un joueur sont proposées.
3. Choisis ses parents parmi les membres du club (cherche-les dans la liste, plusieurs si besoin). Un parent qui n'est pas encore membre ? Saisis son adresse dans « Ou invite un parent par email » : il est invité dans la foulée, avec le profil Parent, et son email nomme l'enfant.
4. Clique « Ajouter l'enfant ».

L'enfant est actif tout de suite, relié à ses parents, et placé dans l'équipe choisie. S'il joue déjà dans une autre équipe du club, il y reste, et l'écran te le dit. Chaque parent reçoit un email :

• déjà membre, il apprend que le club a inscrit son enfant, avec un lien vers son espace. Rien à rejoindre, pas de code ;
• invité, il reçoit son invitation, qui nomme l'enfant.

Le second parent d'un enfant déjà inscrit

Parents séparés, beau-parent : le second parent arrive souvent après le premier. Si un enfant du même nom est déjà au club avec un autre parent, l'ajout s'arrête et te pose la question : « Un enfant nommé Léo Martin est déjà au club (parent : Pauline Martin). Est-ce le même enfant ? ». Tu vois ses parents et son équipe, puis tu choisis :

• « Oui, rattacher ce parent à la fiche de Léo Martin » : aucune seconde fiche n'est créée — pas de convocations ni de cotisation en double. Le parent rejoint la fiche existante et le vestiaire de son équipe ;
• « Non, c'est un autre enfant : créer une fiche » : deux enfants portent le même nom, chacun a sa fiche.

Plus tard, quand il aura sa propre adresse, tu pourras lui donner son propre compte.

Les enfants à valider

Un parent peut déclarer son enfant lui-même, depuis son profil (voir Mon profil). Sa demande attend ta décision :

• une notification arrive dans ta cloche, et mène à la page Membres ;
• une section « Enfants à valider », avec une pastille, s'affiche en tête de la page Membres.

Pour chaque demande :

• « Accepter » : la fenêtre rappelle la date de naissance donnée par le parent ; choisis une équipe si tu veux, puis valide. L'enfant devient actif, relié à son parent, placé dans l'équipe, avec cette date. Si la demande porte « Un enfant du même nom est déjà au club », la fenêtre te demande d'abord si c'est le même : rattache le parent à sa fiche, ou crée une autre fiche (voir Le second parent) ;
• « Refuser » : après confirmation, rien n'est créé.

Dans les deux cas, le parent est prévenu dans sa cloche et par email : « Le club a validé ta demande », avec l'équipe choisie, ou « Le club n'a pas validé ta demande ».

Ctrl+K → « Enfants à valider » t'y mène directement. Sur l'application mobile : Membres → Enfants à valider.

Ajouter un enfant et valider une demande demandent le même droit qu'inviter un membre. Placer l'enfant dans une équipe demande en plus de gérer cette équipe.

Importer une liste (CSV)

Pour intégrer tout l'effectif d'un coup, utilise « Importer ». Un assistant en 3 étapes te montre un aperçu du résultat avant de valider : qui est nouveau, modifié, réactivé ou déjà à jour.

Le fichier a six colonnes :

Les enfants restés sans date se retrouvent avec le filtre Profil → « Date de naissance manquante » de la liste des membres.

Le fichier ne parle pas d'équipes : elles n'existent souvent pas encore au moment de l'import, et un nom d'équipe mal orthographié n'a plus à bloquer qui que ce soit. Un ancien fichier qui porte encore une colonne teams est accepté : l'aperçu te prévient qu'elle est ignorée.

L'import télécharge un modèle de fichier d'exemple pour partir du bon pied. Un parent introuvable bloque l'import (pour ne pas créer de liens erronés) — l'assistant te dit exactement quoi corriger.

Ensuite, placer chacun dans son équipe

Une fois l'import confirmé, l'assistant te rappelle l'étape suivante :

1. Dans Membres, coche les membres qui vont dans la même équipe — les joueurs des U13, par exemple.
2. Ouvre « Actions » → « Ajouter à une équipe ».
3. Choisis l'équipe et le rôle (joueur ou coach), puis valide.

Recommence pour chaque équipe. Les règles d'effectif s'appliquent comme partout : un licencié n'est joueur que d'une seule équipe du club.

Envoyer un email à une sélection

Pour écrire à quelques membres choisis plutôt qu'à tout le club ou à une équipe : coche-les dans la liste, puis ouvre « Actions » → « Envoyer un email ». Réservé au Président, au Vice-président, aux Dirigeants et à la Secrétaire, et compris dans le forfait Clubissimo, comme la page Communications : sur un autre forfait, l'entrée n'apparaît pas dans le menu.

L'entrée du menu affiche entre parenthèses le nombre de membres cochés qui ont une adresse email, toi excepté ; elle est grisée — « aucun éligible » — si aucun n'en a. Un enfant sans adresse compte : l'email part à ses parents, un seul par parent même pour deux enfants cochés, avec une ligne qui dit pour qui. Le décompte sous le message le précise.

1. Écris l'objet et le message. Tu écris le message en entier, salutation comprise. {{firstName}} devient le prénom de chaque destinataire, {{senderName}} ton nom — c'est toi qui signes —, {{senderRole}} ta fonction au Bureau (toutes les variables), et « Charger un modèle » reprend un de tes modèles.
2. Ajoute des pièces jointes si besoin, ou un fichier déjà rangé dans les Documents du club — 5 Mo au total.
3. Vérifie le nombre réel de destinataires, sous le message, puis « Envoyer ». Le bouton reprend ce nombre.

Qui le reçoit vraiment

Avant l'envoi, la fenêtre dit combien de personnes recevront l'email — par exemple « 12 destinataires sur 15 membres sélectionnés » — et, ligne par ligne, qui en est exclu et pourquoi :

S'il ne reste personne, l'envoi est impossible et la fenêtre le dit. Après l'envoi, un message confirme le nombre d'emails partis et rappelle combien de destinataires ont été ignorés, motif par motif.

L'envoi ne figure pas dans l'Historique de la page Communications, mais dans l'historique du club : « Email groupé envoyé ».

Retirer & réinviter

Le menu (⋯) d'un membre permet de le retirer du club. Il n'apparaît plus dans l'effectif, mais son historique (paiements, réponses…) est conservé. Un membre retiré peut être réinvité plus tard via « Réinviter dans le club ».

Retirer un membre du Bureau libère sa fonction, et prévient le reste du Bureau — toi excepté, puisque c'est toi qui l'as fait. Réinvité, il revient sans fonction.

La fiche d'un membre

Clique sur un membre pour ouvrir sa fiche, organisée en onglets : Profil, Équipes, Finance (cotisation), Famille (parents / enfants) et Historique. C'est là que tu attribues aussi les fonctions Bureau.

L'onglet Famille apparaît pour un parent — profil Parent, ou un enfant du club rattaché — avec « Enfants suivis », et pour un membre qui a des parents, avec « Parents rattachés ». Parfois les deux.

Ses coordonnées

La carte « Coordonnées » de l'onglet Profil montre son téléphone, celui de ses parents, ses personnes à prévenir et sa date de naissance. Le Bureau corrige la date et ajoute, modifie ou retire jusqu'à deux personnes à prévenir (la dernière saisie fait foi). Le coach de son équipe voit l'âge et les numéros dans l'effectif ; les autres membres ne voient rien. Pour un mineur, le Bureau voit le numéro de ses parents, pas le sien.

Donner son propre compte à un membre sans adresse

Un mineur inscrit sans email ne se connecte pas : ses parents agissent pour lui. Quand il est prêt à avoir son propre accès, ne l'invite pas comme un nouveau membre — il aurait un second compte, vide, et son historique resterait sur le premier.

Ouvre sa fiche : l'encart « Ce membre n'a pas d'adresse email » propose « Lui donner son propre compte ». Saisis son adresse.

• il reçoit un email à lui, « Ton compte Cl'hub t'attend » : c'est bien son adresse, et il y choisit son mot de passe ;
• il retrouve tout son historique : convocations, présences, cotisations, équipes ;
• ses parents restent rattachés, et ils sont prévenus : un email et une notification leur disent que le club a donné son accès à leur enfant, et avec quelle adresse.

Jusqu'à sa première connexion, sa fiche affiche son adresse et le statut « En attente ».

Ses parents peuvent faire le même geste depuis leur profil, onglet Clubs & famille.

Une demande d'accès aux données

Un licencié te demande une copie de ses données ? C'est un droit — l'article 15 du RGPD — et c'est à toi d'y répondre : le club est responsable de traitement, et le délai est d'un mois.

Ouvre sa fiche membre, puis « Transmettre la demande » en bas de page. La personne reçoit un email avec un lien vers le fichier, valable sept jours.

Un membre sans adresse email — un enfant inscrit par ses parents — ne peut pas recevoir ce lien : il part alors à ses parents rattachés qui ont une adresse, dans un email qui nomme l'enfant. La fiche te dit à qui ça part avant que tu cliques. Si personne n'a d'adresse, la fiche ne propose pas l'export et te renvoie vers contact@cl-hub.fr.

Le licencié peut aussi se servir lui-même, depuis Paramètres → Compte. Dans les deux cas, c'est le même fichier et le même email.