Dépenses & budget
Sur cette page
Qui ? Trésorier (et Président / VP)
Saisir une dépense
Onglet Dépenses → « Ajouter une dépense ». Un panneau te fait renseigner :
- le montant, la date, la catégorie (matériel, arbitrage, déplacements, gymnase, licences fédérales…) ;
- le moyen de paiement, une équipe concernée (facultatif), des tags libres, une note ;
- un justificatif (reçu / facture) que tu peux joindre. Il compte dans l'espace de stockage du club, avec les documents : quand l'espace est plein, la dépense est refusée tant que le justificatif ne tient pas — voir Le stockage du club.
Enregistrer une dépense
Le montant
C'est lui qui décide si une validation est nécessaire.
La catégorie
Elle alimente le budget prévisionnel et le bilan. Tu peux en créer une propre à ton club.
Au-dessus du seuil, ça attend
La dépense est enregistrée mais pas comptée tant qu'elle n'a pas reçu son feu vert. En dessous du seuil, rien ne change.
Catégories sur mesure
Besoin d'une catégorie qui n'existe pas ? Crée une catégorie personnalisée propre à ton club — elle s'ajoute à la liste standard.
Corriger une dépense
Le crayon en bout de ligne rouvre la dépense dans le même panneau que la saisie, pré-rempli. Une erreur de montant ou de catégorie se corrige donc sans supprimer et ressaisir.
Changer le montant relance la validation
Si le club a activé la validation au-dessus d'un seuil, modifier le montant remet la dépense « À valider ». Sans cela, il suffirait d'enregistrer une petite somme, de la faire valider, puis de la gonfler.
Dépenses récurrentes
Pour les charges qui reviennent (loyer du gymnase, cotisation fédérale annuelle, abonnements), crée un modèle récurrent une fois : libellé, montant, fréquence (mensuelle ou annuelle), date de début. Chaque échéance, la dépense est générée automatiquement (badge 🔁), sans ressaisie, et chaque dépense générée laisse une ligne « Dépense récurrente générée » dans l'historique du club.
La section « Dépenses récurrentes » permet de mettre en pause, modifier ou supprimer un modèle.
Validation des grosses dépenses (facultatif)
Tu peux exiger une validation à deux niveaux au-delà d'un montant.
Dans Paramètres du club → Validation des dépenses, active le workflow et fixe un seuil. Les dépenses au-dessus passent en « À valider » et n'entrent dans les totaux qu'une fois approuvées. Un refus demande une raison (visible dans l'historique).
En dessous du seuil, rien ne change
Les petites dépenses restent enregistrées immédiatement. Seules celles qui atteignent le seuil demandent une approbation.
Le budget prévisionnel
Onglet Budget : fixe un prévu par catégorie pour la saison, et compare-le au réalisé en direct. Tu peux aussi comparer à la saison précédente.
Budgets par équipe
En plus du budget global du club, tu peux allouer un budget à une équipe dans une catégorie (ex. « U13 · Déplacements = 800 € »). La fiche de l'équipe affiche alors sa consommation (dépensé / alloué / %).
Alerte à 80 %
Quand le réalisé d'une catégorie approche du prévu (80 %, puis 100 %), une alerte email prévient le Bureau.