Événements & convocations
Sur cette page
Qui ? Président, VP, Dirigeant, Référent technique (club), Coach (ses équipes)
Un événement est un rendez-vous du club. Il existe trois types :
- Match et Entraînement — rattachés à une équipe, avec convocation des joueurs.
- Événement club — pour tout le monde (tournoi, AG, loto…), sans convocation d'équipe.
Qui peut créer quoi ?
Un coach crée les matchs / entraînements de ses équipes. Un événement club (qui touche tout le club) est réservé au Bureau.
Créer un événement
- Mon club → Événements → « Créer un événement ».
- Onglet Unique : choisis le type, la date, le lieu et l'équipe.
- Renseigne les détails, puis choisis quand convoquer (voir ci-dessous).
Créer, pas à pas
Choisis le type
Match, Entraînement ou Événement club. Ce choix change la suite : seuls les matchs ont une composition de groupe, et le vocabulaire des réponses en dépend (Disponible sur un match, Présent ailleurs).
Rattache-le à une équipe
Un événement club ne demande pas d'équipe : il concerne tout le club.
Indique l'effectif maximum
Combien de joueurs tu peux aligner. C'est un repère, pas une barrière.
Passe à l'étape 2
Tu y choisis qui convoquer et quand — tout de suite, plus tard, ou automatiquement.
La feuille de match
Sur un match, trois champs facultatifs complètent la convocation : l'heure de rendez-vous (avant le début, le jour du match), Domicile ou Extérieur, et l'adversaire. Ils s'affichent sur la fiche, dans l'email de convocation (« Rendez-vous : 13h30 », « À l'extérieur », « Contre : AS Exemple ») et dans l'agenda synchronisé. Changer le rendez-vous ou passer de domicile à extérieur prévient les convoqués, comme un changement d'horaire.
Convoquer : maintenant, plus tard, ou automatiquement
Pour un match ou un entraînement, le bloc Convocation propose trois modes :
| Mode | Effet |
|---|---|
| Convoquer maintenant | Les joueurs sont prévenus tout de suite. |
| Automatiquement | La convocation part X jours avant (3 j, 1, 2 ou 3 semaines). |
| Manuellement | L'événement reste en brouillon ; tu convoqueras d'un bouton. |
Le brouillon, pour préparer sans spammer
Tu peux caler tout ton calendrier à l'avance en brouillon, puis convoquer au bon moment (à la main ou en automatique). Un badge « Brouillon » distingue ces événements. Rien n'est envoyé tant que l'événement n'est pas activé.
Modifier un événement
Le menu ⋯ → Modifier de la fiche rouvre l'événement. Le titre, la date, le lieu, la description et l'effectif maximum se changent à tout moment : ils précisent l'événement sans changer qui est concerné, et un joueur déjà convoqué le reste.
Quand tu changes l'heure ou le lieu d'un événement déjà convoqué, la case « Prévenir les convoqués » est cochée d'office : les convoqués et leurs parents reçoivent un email (avec les boutons de réponse, au cas où ils ne pourraient plus venir) et une notification. Décoche-la pour une simple correction.
L'équipe et le co-voiturage, eux, se figent dès la première convocation partie. Le champ affiche alors sa valeur et le motif du blocage, au lieu de laisser saisir un changement qui serait refusé.
Pourquoi l'équipe se fige
Changer d'équipe après l'envoi ferait partir des messages contradictoires : « tu es convoqué » aux uns, « finalement non » aux autres, et les liens de réponse déjà reçus cesseraient de fonctionner. Dans ce cas, crée un nouvel événement — c'est plus clair pour tout le monde. Pour seulement ajouter ou retirer des personnes, utilise « Gérer les convocations ».
Annuler un événement
Gymnase fermé, match reporté : ⋯ → Annuler l'événement, avec un motif si tu veux (« Gymnase fermé »). L'événement reste au calendrier, marqué Annulé, avec ses convocations et ses réponses. Les convoqués et leurs parents sont prévenus par email, par notification et dans la cloche ; on ne peut plus y répondre ni le modifier.
Et supprimer ?
Supprimer ne prévient personne. C'est pourquoi Supprimer n'apparaît que pour un événement sans convocation (un brouillon, par exemple) ou déjà annulé : dès que quelqu'un est convoqué, on annule d'abord, pour que tout le monde le sache.
Suivre les réponses
Chaque convocation se suit en direct depuis la fiche de l'événement.
Lire les réponses
Le compte, tout de suite
Présents, absents, sans réponse — sans avoir à parcourir la liste.
Qui a répondu
Quand un parent répond pour son enfant, la ligne le dit.
Chaque joueur (ou son parent) répond Présent / Absent en un clic, par email, dans l'app, ou depuis la cloche. Tu vois le décompte se mettre à jour en direct, et qui a répondu au nom de qui.
Un membre « En attente » est convoqué
Un membre importé ou invité qui n'a pas encore rejoint le club est convoqué comme les autres : tu peux convoquer ton effectif dès l'import, sans attendre que chacun ait créé son compte. Il répond depuis l'email, d'un clic, sans compte ; pour voir le planning, il rejoint le club avec le lien de son email d'invitation — qu'il peut se faire renvoyer lui-même, depuis la convocation (« Renvoie-moi mon invitation »). Tant qu'il n'a pas répondu, il compte dans Sans réponse. Un membre retiré du club n'est jamais convoqué.
Relancer les sans-réponse
Sur la fiche d'un match ou d'un entraînement, « Relancer les sans-réponse » renvoie la convocation à ceux qui n'ont pas répondu, et à leurs parents : email avec les boutons de réponse, notification et cloche. Une relance par jour au plus : la carte dit quand la dernière est partie, et quand la suivante sera possible.
Événements récurrents
Un créneau qui revient (« U13, tous les mardis et jeudis 18h30 ») ? Crée-le une fois :
- « Créer un événement » → onglet Récurrent.
- Choisis les jours, l'heure, la fréquence (chaque semaine / une semaine sur deux) et une date de fin (obligatoire).
- Toute la série est générée d'un coup — chaque séance porte un badge 🔁.
La section « Événements récurrents » de la page Événements permet de mettre en pause, modifier ou arrêter une série.
Modifier une série
Modifier un créneau récurrent régénère les séances à venir non encore convoquées. Les séances déjà convoquées ne bougent pas (pour ne pas perturber les réponses reçues).
Prévenir tout le club (événement club)
À la création d'un événement club, coche « Prévenir le club par email » : un sujet et un message pré-remplis (modifiables) partent à tous les membres. Plus tard, le bouton « Communiquer » sur la fiche permet d'envoyer un rappel. Voir aussi Communications.