Cotisations
Sur cette page
Qui ? Trésorier (et Président / VP)
L'onglet Cotisations répond à une question simple : qui a payé, combien, et combien reste-t-il à encaisser ?
1. Définir le barème (« Configurer les tarifs »)
Avant tout, dis à Cl'hub combien chaque membre doit payer. Le bouton « Configurer les tarifs » ouvre une grille catégorie d'âge × profil tarifaire.
Cinq profils tarifaires (inspirés des usages des fédérations) : Compétition, Loisir, Coach, Dirigeant, Parent. Le bouton « Pré-remplir Licenciés » propose des montants types que tu ajustes.
Les trois temps
Définis le barème
Configurer les tarifs ouvre une grille catégorie d'âge × profil tarifaire. Sans barème, aucun montant n'est attendu de personne.
Enregistre les paiements
Par import CSV (l'assistant détecte les colonnes et rapproche chaque ligne d'un membre) ou à la main, plusieurs membres d'un coup.
Lis les états
Soldé, Partiel, Non payé se calculent tout seuls à partir du barème et des paiements. Le total attendu et reçu se lit en bas.
La règle du surclassement
Un licencié garde le tarif de sa catégorie d'âge d'origine, même s'il joue dans une équipe plus âgée. Cl'hub applique cette règle automatiquement en prenant la catégorie la plus jeune parmi ses équipes.
Poser une remise sur un membre
Deuxième enfant, bénévole exonéré, aide accordée par le club : le bouton % au bout de la ligne d'un membre (ou « Poser une remise » sur sa fiche, onglet Finance) ouvre le tiroir Remise sur la cotisation. Choisis un montant ou un pourcentage, et écris le motif — il est obligatoire.
- Le montant attendu devient le tarif moins la remise, partout : la liste, la fiche du membre, sa carte « Ma cotisation » et son attestation.
- Un membre soldé grâce à sa remise passe en Soldé, et n'est plus relancé. Une remise de 100 % l'exonère : rien à payer, rien à relancer.
- La remise reste visible sous le montant attendu (« −50 % · 2e enfant »). Pour la retirer, rouvre le tiroir : « Retirer la remise ».
- Chaque remise posée ou retirée s'inscrit dans l'historique du club et sur la fiche du membre.
2. Enregistrer les paiements
Deux façons :
- Importer un CSV — un assistant lit ton export (plateforme de paiement, banque, Excel maison…). Il détecte tout seul les colonnes email / montant / date, et rapproche chaque ligne d'un membre.
- Saisir à la main — le bouton de saisie manuelle permet de pointer un ou plusieurs membres d'un coup (chèque déposé, espèces…).
Un paiement non reconnu ?
Si l'email d'un payeur n'est pas dans le club (un grand-parent, par ex.), le paiement reste visible et tu peux le rattacher manuellement au bon membre.
Retrouver les paiements à rattacher
Dans l'onglet Historique des paiements, une pastille « N rattachements » compte les paiements qu'aucun membre ne porte encore — sur toute la saison, pas seulement la page affichée. Clique-la pour ne garder qu'eux, puis « Rattacher » sur chaque ligne ; un second clic retire le filtre. Elle se combine avec la recherche par payeur.
À chaque rattachement, le compte baisse. À « 0 rattachement », la pastille se grise : il n'y a plus rien à rattacher, et le filtre se retire tout seul.
3. Lire l'état de chaque membre
Chaque ligne indique le montant attendu, le montant reçu, et un badge d'état :
- Léa Dupont · 180 € attendusSoldé
- Tom Martin · 240 € attendusPartiel · manque 90 €
- Noé Bernard · 200 € attendusNon payé
- Inès Fabre · 180 € attendusTrop-perçu · +20 €
| Badge | Signification |
|---|---|
| Soldé | Le montant attendu est réglé. |
| Partiel | Un acompte a été versé, il reste un solde (bouton « Compléter »). |
| Non payé | Rien reçu à ce jour. |
| Trop-perçu | Payé au-delà de l'attendu — tu peux marquer un remboursement. |
| Payé | Un paiement reçu, mais aucun tarif ne s'applique à ce membre : impossible de dire s'il est soldé. |
| Non défini / — | Pas de tarif applicable à ce profil. |
L'état apparaît aussi dans la liste des membres (colonne Cotisation, mêmes libellés et mêmes couleurs) et sur la fiche du membre, onglet Finance.
Trésorier : la liste des membres en lecture
Dans Mon club → Membres, le Trésorier voit la colonne Cotisation et peut filtrer dessus — par exemple « Cotisation est Partiel » pour savoir qui relancer. Il ne modifie pas les membres : inviter, changer un profil ou retirer reste au secrétariat et au Président.
4. Relancer automatiquement
Le bouton « Relances email » te fait définir une date limite et jusqu'à
trois rappels (J+15, J+30, J+45), avec des messages personnalisables
({{firstName}}, {{amountDue}}…). Chaque jour, les membres non soldés
reçoivent le rappel dû — sans que tu aies à y penser.
Un enfant sans adresse est relancé lui aussi : ses parents reçoivent la relance, avec son prénom et son reste à payer. Le texte est écrit pour eux (« la cotisation d'Inès »), pas tes modèles, qui s'adressent au membre. Un parent de deux enfants en retard reçoit un seul email qui les liste tous les deux. Le tiroir montre, en haut, qui sera relancé et, pour un enfant, à quels parents.
Un rappel parti tout seul n'a personne derrière lui : {{senderName}} y
devient le nom du club, et {{senderRole}} reste vide. Quand tu envoies une
phase toi-même, ce sont ton nom et ta fonction
(les variables).
Zéro double envoi, opt-out respecté
Un membre ne reçoit jamais deux fois le même rappel, et ceux qui ont coupé les emails du club ne sont pas relancés. Un lien de désinscription est inclus.
5. L'attestation d'un membre
Sur la fiche d'un membre, onglet Finance, le bouton « Attestation de cotisation » télécharge son attestation de la saison (PDF) : les paiements reçus, et le montant dû remise comprise. Il apparaît dès qu'un paiement est enregistré. Les familles la demandent pour un comité d'entreprise ou une mutuelle ; le parent peut aussi la télécharger lui-même depuis son profil.
6. Exporter
Le bouton « Exporter » ouvre un panneau où tu choisis le format (CSV ou Excel .xlsx) et les colonnes à inclure. Pratique pour un tableur ou pour archiver.